Электронный документооборот в сфере трудовых отношений
Охрана труда
В соответствии с Федеральным законом от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» в Российской Федерации проводится эксперимент по использованию отдельными работодателями и работниками в электронном виде без дублирования на бумажном носителе документов, связанных с работой, в отношении которых трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Эксперимент проводится по 15 ноября 2021 года включительно.
В Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации внесен проект федерального закона «О внесении изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)» (далее соответственно – Федеральный закон, законопроект).
В пояснительной записки к законопроекту среди прочего указано, что он подготовлен в целях оптимизации взаимодействия между работодателями и работниками (в том числе их представительными органами), закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с целью создания больших возможностей для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Предоставление возможности работодателям ведения электронного документооборота повысит оперативность оформления официальных трудовых отношений.
Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, связанные с их работой, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью, иметь быстрый доступ к необходимым документам. Принятие законопроекта позволит им оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя — необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему.
Законопроектом предполагается, что под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, использование и хранение его участниками документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее – электронные документы).
Требования, устанавливаемые проектируемой статьей законопроекта, применяются только в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под подпись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации. О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель уведомляет работников (лиц, поступающих на работу), которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.
При подписании электронных документов используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись, в том числе сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке, а также простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленной Правительством Российской Федерации.
При внедрении требований к срокам перехода на электронный кадровый документооборот или новых форматов электронных документов будут предусмотрены переходные периоды для комфортной реализации доработок программного обеспечения со стороны хозяйствующих субъектов.
Законопроектом предусматривается отложенное вступление в силу нормы, предусматривающей разработку единых требований к формам и форматам электронных документов, поскольку участникам электронного документооборота (работодателям) потребуется время для развития (доработки) собственных информационных систем с целью обеспечения их соответствия данным требованиям. Документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых норм, будут являться юридически значимыми.
Законопроект не устанавливает новые обязательные требования, учитывая, что в настоящее время работодатели ведут документооборот на бумажных носителях. Решение о переходе на электронный документооборот принимается организацией самостоятельно.
Принятие Федерального закона потребует принятия, в частности, приказа Минтруда России об утверждении единых требований к составу и форматам электронных документов.
Принятие данного приказа Минтруда России необходимо в целях унификации подходов к формированию, подписанию и хранению кадровых документов в электронном виде, обеспечения возможности проверки юридической значимости документа как в информационной системе работодателя, так и в государственной системе, исключения возможности некорректного формирования и подписания электронных кадровых документов, сформированных посредством государственной системы.
В финансово-экономическом обосновании к законопроекту, в частности, указано, что наряду с возможностью использования электронного сервиса «Электронный кадровый документооборот» платформы «Работа в России» предусматривается возможность ведения работодателями электронного кадрового документооборота с использованием собственной информационной системы. В этом случае работодатель самостоятельно несет расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника.
